Nayax GmbH

Wenn unser Compliance Team das KYC geprüft hat, erhalten Sie dazu eine Benachrichtigung per E-mail. Parallel wird auch das für Sie zuständige Unternehmen (Nayax GmbH oder eines unserer Partnerunternehmen) hierüber informiert. Ihr Account wird dann schnellstmöglich aktiviert und Ihr Gerät/Ihre Geräte von unserem technischen Support aktiviert. Bitte beachten Sie, dass dies einige Tage dauern kann.

Sobald Ihr Gerät angelegt ist, erhalten Sie automatisch eine E-mail mit dem Link zum Nayax-Dashboard (Core).

Die Abrechnung Ihrer Umsätze erfolgt immer zum 15. des Folgemonats, also z. B. für den Zeitraum 01.01.-31.01. am 15.02.. Die Auszahlung erfolgt auf das von Ihnen im Vertrag angegebene Bankkonto.

Hierfür kann es mehrere Gründe geben:

1. Die Umsätze waren nicht ausreichend, um die Kosten wie monatliche Servicegebühr und Transaktionsgebühr abzudecken. In diesem Fall ist der Saldo Ihres Kontos negativ. In Ihrer Servicerechnung steht dann der Vermerk: Bitte überweisen Sie diesen Betrag.
2. Der von Ihnen eingereichte Banknachweis war nicht lesbar oder nicht verifizierbar (z. B. keine IBAN-Nr. erkennbar, kein Kontoinhaber erkennbar). Bitte beachten Sie, dass der Vertragsnehmer und der Kontoinhaber immer identisch sein müssen

Fehlende Rechnungen oder Abrechnungen können Sie jederzeit über nachstehenden Link direkt bei der Finanzbuchhaltung anfordern:

https://go.nayax.gmbh/finance

Sie benötigen dazu Ihre Betreiber-ID. Diese finden Sie in Ihren Verträgen oder auf der letzten Abrechnung.

Fehlende Abrechnungen können Sie jetzt ganz einfach über nachstehenden Link anfordern:

https://financereports.nayax.com/

Sie müssen dazu nur Ihre Betreiber-ID eingeben (diese finden Sie in Ihren Verträgen oder der letzten Abrechnung) und die im Vertrag hinterlegte E-mail Adresse. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Bericht vermissen. Sie erhalten dann eine E-mail mit dem Link zur Abrechnung.

Die Betreiber-ID oder Kunden-ID finden Sie in Ihren Verträgen und auf den monatlichen Abrechnungen. Die Betreiber-ID beginnt mit: 200…….

Wenn Sie bei bereits aktivem Vertrag ein weiteres Nayax Terminal aktivieren möchten, können Sie sich an unseren technischen Service wenden.

Telefonisch unter +49 2161 9162019 und anschließender Auswahl „1“   oder

per E-mail unter: [email protected].

Sollte Ihr Gerät wegen eines Defektes oder anderen Gründen ausgetauscht werden, teilen Sie uns dies bitte unter [email protected] oder telefonisch unter 02161 9162019 und anschließender Auswahl „1“ mit und geben Sie dabei die neue Seriennummer des Nayax-Terminals an.

Ab sofort können Sie von einer monatlichen Auszahlung auf die 14tägige, wöchentliche oder tägliche Auszahlung wechseln. Für die zusätzliche Auszahlung wird dann ein Betrag von 4,00 EUR in Rechnung gestellt. Bitte wenden Sie sich hierzu an [email protected].

Unser Compliance Team ist verpflichtet, den Anforderungen unserer Zahlungsdienstleistern Folge zu leisten. Die Zahlungsdienstleister fordern u. a. einen Nachweis darüber, dass am Automaten eine Altersverifizierung angebracht ist, wenn eingeschränkte Produkte wie Tabak, Alkohol, Shisha o.ä. im Automaten angeboten werden. Das Compliance Team sendet dann eine detaillierte Anforderung, welche Fotos benötigt werden. Sie können die Fotos dann direkt an die E-mail Adresse schicken, von der Sie angefragt werden (Absender: [email protected]).

Zusätzliche Benutzer können Sie gerne per E-mail via [email protected] unserem technischen Service mitteilen. Bitte notieren Sie in Ihrer E-mail den Namen und die E-mail Adresse des zusätzlichen Nutzers und ob die Rechte ggfs. eingeschränkt werden sollen.

Sie können uns wahlweise per Telefon oder per E-mail erreichen.

Bei technischen Fragen oder Fragen zur Anwendung der MoMa-App oder des Dashboards: Tel. 02161 9162019 und anschließender Auswahl „1“ oder per E-mail über: [email protected]

Bei Fragen zu Ihrer Rechnung/Abrechnung, zu Ihrem Vertrag oder Ihrem KYC (Geldwäscheformular) wenden Sie sich bitte an: Tel. 02161 9162019 und anschließender Auswahl „3“ oder per E-mail über [email protected]

 

Re-KYC – Information für unsere Partner & Kunden Warum die regelmäßige Identitätsprüfung eine gesetzliche Anforderung ist

 

Wir verstehen, dass eine erneute Anfrage zur Einreichung von Identitäts- und Unternehmensdokumenten als aufwändig empfunden werden kann – insbesondere wenn Sie diesen Prozess bereits beim initialen Onboarding durchlaufen haben. Dieses Dokument erläutert, warum Nayax als lizenzierter Payment Facilitator (PayFac) gesetzlich verpflichtet ist, die Identität und Unternehmensdaten seiner Kunden und Partner regelmäßig zu verifizieren – und warum diese Verpflichtung nicht optional ist.

 

1. Was ist Re-KYC?

KYC steht für „Know Your Customer“ – zu Deutsch: „Kenne deinen Kunden“. Es bezeichnet den Prozess, mit dem Finanzinstitute die Identität, Unternehmensstruktur und das Risikoprofil ihrer Geschäftspartner überprüfen. Re-KYC bezeichnet die periodische Wiederholung dieses Prozesses, um sicherzustellen, dass alle hinterlegten Informationen aktuell, vollständig und korrekt sind.

 

Als Payment Facilitator (Zahlungsdienstleister) gilt Nayax nach EU- und nationalem Recht als Finanzintermediär. Das bedeutet, dass wir denselben Compliance-Anforderungen unterliegen wie Banken und Zahlungsinstitute – einschließlich der laufenden Überwachung und regelmäßigen Neuverifizierung unserer Sub-Merchants und Partner.

 

2. Rechtsgrundlage – Warum dies keine optionale Maßnahme ist

Die Pflicht zur Durchführung von Re-KYC-Maßnahmen ist in mehreren Ebenen des EU- und nationalen Rechts verankert. Die wesentlichen Regelwerke sind:

 

Regelwerk	Kernpflicht	Folge bei Nicht-Einhaltung
EU-Geldwäscherichtlinien (AMLD5 / AMLD6) Richtl. 2018/843/EU & 2018/1673/EU	Verpflichtet Zahlungsinstitute zur laufenden Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, einschließlich periodischer Neuverifizierung bei Änderungen des Risikoprofils.	Regulatorische Sanktionen, Entzug der Zahlungslizenz, Pflicht zur Kündigung der Geschäftsbeziehung.
Zahlungsdienste-Richtlinie 2 (PSD2) Richtl. 2015/2366/EU	Verpflichtet Payment Facilitators, aktuelle KYC-Unterlagen für alle Sub-Merchants zu führen und Transaktionen auf Unregelmäßigkeiten zu überwachen.	Entzug der PSD2-Zulassung, Verlust der Berechtigung zur Verarbeitung von Kartenzahlungen.
Geldwäschegesetz (GwG) § 10, § 11 GwG	Schreibt Sorgfaltspflichten in definierten Abständen oder bei wesentlichen Änderungen in Geschäftstätigkeit, Eigentümer-struktur oder Risikoklasse vor.	Bußgelder bis zu 1.000.000 EUR je Verstoß, strafrechtliche Haftung für verantwortliche Personen.
Acquirer- & Kartensystem-Regeln (Mastercard, Visa, Shift4)	Verpflichten PayFacs, aktuelle KYC-Dokumente für alle Sub-Merchants vorzuhalten und in festgelegten Abständen oder bei Auslöseereignissen neu zu verifizieren.	Kündigung des Acquiring-Vertrags, Abmeldung aller Terminals.

 

3. Typische Auslöser für eine Re-KYC-Anfrage

Eine Re-KYC-Anfrage ist kein Hinweis auf einen Verdacht oder eine Beanstandung. Es handelt sich um eine standardmäßige Compliance-Maßnahme, die durch einen oder mehrere der folgenden Umstände ausgelöst werden kann:

 

• Ablauf des initialen KYC-Gültigkeitszeitraums (in der Regel 1-3 Jahre je nach Risikoklasse)
• Wechsel des gesetzlichen Vertreters, Geschäftsführers oder wirtschaftlich Berechtigten (UBO)
• Änderung von Firmenname, Rechtsform oder eingetragenem Sitz
• Signifikanter Anstieg des Transaktionsvolumens oder Änderung der Geschäftstätigkeit
• Aktualisierte regulatorische Anforderungen, die neue Datenpunkte erfordern
• Planmäßiger Überprüfungszyklus gemäß Vorgaben unseres Acquirers oder Kartensystems
• Risikoneu-Einstufung auf Basis interner oder externer Überwachungssysteme

 

4. Was passiert bei Nicht-Durchführung des Re-KYC?

Nayax ist gesetzlich verpflichtet, die Zahlungsverarbeitungsleistungen für jeden Sub-Merchant auszusetzen oder zu beenden, der den Re-KYC-Prozess nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist abschließt. Dies ist keine kommerzielle Entscheidung – es handelt sich um eine regulatorische Anforderung, von der wir nicht abweichen können.

 

Wichtiger Hinweis Das Nichtabschließen des Re-KYC-Prozesses führt zur Sperrung der Kartenzahlungsverarbeitung an allen zugehörigen Terminals. Dies kann Ihren Geschäftsbetrieb und die Erfahrung Ihrer Endkunden beeinträchtigen. Nayax wird vor einer etwaigen Sperrung eine angemessene Vorankündigung geben und Sie aktiv bei der Durchführung des Prozesses unterstützen.

 

5. Datenschutz & Vertraulichkeit

Alle im Rahmen des Re-KYC-Prozesses eingereichten Unterlagen werden in strikter Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679) verarbeitet. Ihre Daten werden ausschließlich für Compliance-Zwecke verwendet, sicher gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben – es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder durch unsere Acquirer- und Kartenorganisationspartner erforderlich.

 

6. Ihr Ansprechpartner bei Nayax

Bei Fragen zum Re-KYC-Prozess, zu den erforderlichen Unterlagen oder zum zeitlichen Ablauf stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Unser Ziel ist es, den Aufwand auf Ihrer Seite so gering wie möglich zu halten und Sie durch den gesamten Prozess zu begleiten.

 

Telefon: +49 21 61 / 9 16 20 19 Engelblecker Straße 142a 41066 Mönchengladbach www.nayax.com